In vielen Unternehmen ist das Whiteboard zu einem unverzichtbaren Werkzeug geworden. Es unterstützt die wachsende Bedeutung von Teamarbeit und ermöglicht ein gemeinsames Brainstorming. Auf diese Weise fördert sie kreative Techniken und erfasst sichtbar die Ideen der Teilnehmer. Bei Bedarf können auch einzelne Keywords gelöscht und geändert werden. Hier zeigen sich die praktischen Vorteile des Whiteboards, auch wenn es sich um eine einfache Version handelt.
In Präsentationen und Lektionen kann das Board zur Diskussion schwieriger Themen genutzt werden. Die visuelle Darstellung gibt dem Publikum einen besseren Überblick und Verständnis für die Gedanken des Sprechers. In einigen Unternehmen werden Whiteboards auch für Arbeitstische verwendet. Es ist nicht so sehr eine großformatige Präsentation, sondern eine optimale Vorbereitung, die bei Bedarf angepasst werden kann. Ein Board mit magnetischer Haftung hat auch den Vorteil, dass sie das Anbringen von speziellen Zeichen oder Notizen ermöglicht.
Die Verbreitung von interaktiven Whiteboards zeigt, dass sich das Nutzerverhalten und die Nachfrage in den letzten Jahren verändert haben. Immer mehr digitale Whiteboards werden in Schulen eingesetzt. Die Hersteller bieten die richtige Software für die einfache Nutzung digitaler Whiteboards. Dies dient der Vorbereitung der Präsentation oder des Trainingsmaterials und stellt den Kontext für das Design dar.
Die spezielle Software ist eine Art Schnittstelle zwischen PC und Whiteboard. Damit sind Funktionen wie Scrollen, Bewegen und Zoomen möglich, so dass eine vereinfachte und intuitive Bedienung möglich ist. Ein integriertes Menü bietet zusätzliche Hilfe.